Wanneer interne communicatiemiddelen wel of niet werken

Interne communicatie of een laag dieper ‘Internal Branding’ zijn aparte aandachtsgebieden binnen het vak communicatie. Het interne communicatie/branding gedeelte heeft binnen een organisatie vanaf mijn opleiding mijn interesse. Het uitdragen van een boodschap begint namelijk van binnenuit. Daarbij passen uiteraard ook interne communicatiemiddelen om je boodschap uit te dragen, maar niet ieder middel is altijd geschikt. Daarom in dit artikel ga ik kijken naar de keuze van je interne communicatiemiddelen.

Wat je intern bent straal je extern uit

Veel mensen binnen een organisatie praten en denken alleen maar naar buiten gericht: ‘hoe komen wij over en hoe willen wij overkomen?’ Men wil een professionele uitstraling, modern en betrouwbaar zijn. Door de meest moderne communicatiemiddelen in te zetten denkt men het doel te bereiken. Wat men vaak vergeet is dat het intern gedragen weten van je identiteit nog belangrijker is dan het extern communiceren. Je medewerkers en collega’s zijn namelijk ambassadeurs. Als zij je visie niet uitdragen zal er ook weinig terecht komen van je gewenste uitstraling.

Wanneer je een gewenste identiteit bepaald (branding) moet je hier bekendheid aan geven intern (door middel van communicatie). Hiermee probeer je draagvlak te creëren onder medewerkers. Het gedachtegoed moet onder de huid gaan zitten, eerst intern om het daarna extern uit te kunnen gedragen. Om je gedachtegoed, boodschappen of berichten intern te verspreiden gebruik je dus communicatie. Echter niet ieder communicatiemiddel is hiervoor even geschikt om de interne doelgroep te bedienen.

De keuze van je interne communicatiemiddelen

Het is een foute gedachte dat jij als communicatie-specialist in de lead bent bij het bepalen van de communicatiemiddelen. Alles wordt bepaald door de wens van de ontvanger. Daarvoor is dus onderzoek nodig naar de communicatiemiddelen die jouw interne doelgroep het meest gebruikt.

We kunnen onderscheid maken in twee groepen: de doelgroep die wel digitaal werkt en de groep die niet digitaal werkt. Je kunt als organisatie een heel modern intranet (intern digitaal platform) hebben, maar als je collega’s niet iedere dag hier het nieuws op kunnen lezen, omdat dit simpelweg niet past bij hun functie, zul je niet veel mensen intern bereiken. In dit geval functioneert intranet wel vaak als naslag werk, bijvoorbeeld voor het nakijken van CAO regelingen. Nieuws verspreiden of je gedachtegoed promoten zal dan niet werken. In dit geval moet je terug gaan naar de oudere middelen. Presentaties, bijeenkomsten, een bedrijfsmagazine of simpelweg hele heldere mails. Maar ook creatieve ideeën om echt iets stevigs te presenteren: versier de boel, doe gek… laat zien dat je met iets nieuws bezig bent. Maak iets dat ze aantrekt en ga vervolgens met ze in gesprek, dan kun je ze er echt bij betrekken. Zorg bij acties beschikbaar bent voor de dialoog en men jou leert kennen, je gedachtegoed en het bedrijf leert kennen. Zo betrek je ze in jouw plan en worden ze ambassadeur.

En wanneer de groep wel digitaal werkt, durf dan de interactie met ze aan te gaan. Dit moet je wel durven, want interactie geeft reactie en deze kunnen soms een negatief effect geven. Bijvoorbeeld een intranet waar men zelf nieuws op kan plaatsen is momenteel een veel gebruikte tool, maar riskant. Goede afspraken maken, monitoring en redactie van een interactief intranet is daarom heel belangrijk. Het voordeel van dit middel is dat je collega’s de ruimte geeft om mee te denken, ervaringen te delen en hen het gevoel te geven dat ze invloed hebben. Zo voelen zij zich onderdeel van het bedrijf en zullen ze ze ook als dusdanig gaan uitdragen.