Blog: Communicatie in amateur cultuursector onderschat

23-09-2017 |


De afgelopen jaren heb ik ervaring op mogen doen binnen de cultuursector, onder andere bij het Muziekgebouw in Eindhoven tijdens een stage. Daarnaast geef ik advies en ondersteun ik verschillende amateurverenigingen bij hun communicatie. In de amateur cultuursector zijn er echter grote verschillen in de wijze waarop men Communicatie en Promotie aanpakt. Dit leidt tot effectieve en niet-effectieve communicatie. In dit blogartikel ga ik hier verder op in en geef ik tips hoe stichtingen en verenigingen in de cultuursector hun communicatie succesvol kunnen inrichten.

Invloeden van het bestuur

Wanneer je in een vereniging of stichting communicatiewerkzaamheden doet, heb je altijd te maken met een bestuur. Het succes van communicatie valt of staat bij de mate waarin het bestuur zich wel/niet bemoeit met de communicatie, en ik zeg bewust bemoeit. Geeft het bestuur veel vertrouwen en vrijheid, bemoeien zij zich niet met het proces, dan kunnen mensen die aangewezen zijn om de PR te verzorgen in vrijheid  goede communicatie uiteenzetten. Wanneer iedere tekst, afbeelding, communicatie-uiting langs het bestuur moet... dan komt er geen schot in de zaak, is er (naar mijn mening) te weinig vertrouwen en waardering voor de personen die verantwoordelijk zijn en kan men nooit doorpakken om werkelijk positieve verandering te krijgen.

Te voorzichtig

Verandering en durven doorpakken, dit zijn punten waar veel culturele stichtingen en verenigingen nog veel van kunnen leren. Communicatiemiddelen die worden ingezet zijn te lief, te netjes, niet genoeg zichtbaar en er zit vaak geen eenduidige lijn in. Stichtingen en verenigingen zijn namelijk bang dat zij zich teveel opdringen aan het publiek en ook bij hun opdrachtgever. DURF JEZELF TE ONDERSCHEIDEN, DURF JEZELF TE LATEN ZIEN!!! Bij ieder concert of expositie, zet een banner van jezelf neer en presenteer jezelf... mensen komen toch voor jou? Promoot daarnaast ook toekomstige evenementen. Geef bezoekers de kans om kaartjes te kopen met korting direct na het concert of expositie wat je op dat moment hebt. Bezoekers zijn dan vaak emotioneel nog gevoelig en (hopelijk) geraakt door het optreden dat ze net hebben bijgewoond. 

De grootste fout die je kunt maken gaan denken voor de externe partij, de organisatie waarbij je bent uitgenodigd om jouw concert of expositie te houden. Men denkt vaak dat deze organisaties het niet waarderen dat je jezelf promoot of jouw evenementen... maar heb je dat al eens ooit geprobeerd? Als ze moeilijk gaan doen, biedt hen aan dat je in een nieuwsbrief of nieuwsartikel hun organisatie of andere evenementen promoot. Zo kan er nog een leuke samenwerking ontstaan ook. Niet denken in beperkingen maar in kansen!

Er zijn altijd mensen met veel ervaring in de cultuursector die de bovenstaande argumenten zullen weerleggen, maar hebben zij ook verstand van communicatie? Vaak denken ze van wel, maar in de praktijk zijn ze bang voor verandering.

Rolverdeling

Wanneer meerdere personen verantwoordelijk zijn voor de communicatie, dan moet je elkaars talenten benutten en stimuleren. De meest gemaakte fout is dat commissieleden zich alleen focussen op hun eigen kennis en geen feedback geven aan anderen, hiermee demotiveer je jouw collega commissieleden. Luister naar elkaar, denk mee en probeer elkaar aan te vullen waar mogelijk. Wanneer de feedback opbouwend is kun je als commissie ook een team worden die met plezier aan de promotie werkt! Met goede promotie zul je uiteindelijk ook meer bezoekers naar je evenement toe lokken... dat is het uiteindelijk doel, toch?

Heb je in een jaar meerdere concerten of exposities, maak een communicatiekalender, zet hierin wanneer deadlines zijn en wanneer je wat communiceert. Ook elkaar de vrijheid geven is belangrijk, ken elkaars talenten en vertrouw iemand dat hij of zij het goede doet. Geef elkaar positieve feedback en brandt elkaar niet af wanneer er fouten gemaakt worden, fouten maken mag!

Voorbeelden en tips

Ik heb bij verschillende stichtingen en verenigingen advies mogen geven over en mogen meewerken aan de communicatie. Bij een van deze stichtingen ben ik verantwoordelijk voor de online communicatie, andere personen zijn verantwoordelijk voor de offline communicatie. Wanneer ik initiatieven neem voor online communicatie-uitingen hoef ik me niet te verantwoorden bij het bestuur, maar krijg ik het vertrouwen dat ik het goed doe. Zijn er zaken die gecorrigeerd moeten worden, dan doen we dit in goed overleg of bespreek ik dit met mijn collega's die de offline communicatie verzorgen. Door deze vrijheid heeft deze stichting de afgelopen jaren een prachtige ontwikkeling meegemaakt, waarbij alle communicatiemiddelen uitstekend op elkaar aansluiten en een professionele uitstraling hebben. Het bestuur is enthousiast, donateurs zijn enthousiast, er komen nieuwe bezoekers naar de concerten en potentiële sponsoren/donateurs willen zich sneller verbinden met de organisatie.

Op basis van mijn ervaringen kan ik een kort lijstje geven met de volgende tips:

  1. Benut de kwaliteiten van ieder die betrokken is
  2. Geef een persoon de eindverantwoordelijkheid voor publicaties, bijvoorkeur de communicatie verantwoordelijke zelf of iemand uit de commissie
  3. Maak een communicatiekalender, zo kun je overzicht houden deadlines en communicatiemomenten.
  4. Geef elkaar feedback, brandt elkaar niet af bij fouten... vertrouw elkaar en in elkaars talenten!
  5. Durf zichtbaar te zijn; als je te voorzichtig communiceert dan zul je nooit het gewenste effect bereiken
  6. Een bestuur bemoeit zich niet met het proces, niet met de inhoud en niet met het eindproduct. Alleen wanneer er cruciale fouten gemaakt worden, dan grijpt mag een bestuur corrigeren!



<< Ga terug naar het nieuwsoverzicht

AANMELDEN NIEUWSBRIEF

Blogartikelen en nieuws in uw mailbox ontvangen?
Meld u hieronder aan!

Naam:

E-mail:

Controle:
typ hier ter controle: services17



CONTACT

Willem-Jan Hanegraaf
Communicatie en webbuilding
✉ info(@)wjh-ict.nl
✆ 06-27241688


Rob Clement
Informatica
✉ rob.clement(@)wjh-ict.nl
✆ 06-57241289